무역하는 측백나무

상품 소싱하기 - 견적 요청 메일 보내기

작년 이맘때 영어 이메일 작성을 위한 기초 내용을 업로드했는데, 꽤나 조회수가 일정하게 나오고 있다. 아무래도 영어 이메일을 보내려고 할 때 막막하다 보니 검색을 많이들 하나보다. 이번에는 기초 영어메일에서 조금 더 나아가 실무적으로 활용이 가능한 영어 이메일 작성에 대해 테마별로 나누어 작성해보려고 한다. 우선 가장 먼저 다룰 내용은 견적을 요청하는 메일 보내기. 상품 소싱을 위해 단가는 꼭 받아봐야 하는데, 모르는 업체의 웹사이트를 뒤져 이 제품에 대한 관심을 나타내고 견적을 요청할 때 유용하게 쓰이는 표현을 알아보자.
 

1. 메일 제목

보통은 모르는 메일로 오기 때문에, 스팸메일이 아니라는 것을 표시하기 위해 이메일을 보내는 목적을 분명히 하여 보내는 것이 좋다. 그렇지 않으면 오지 않는 답변을 계속해서 기다려야 할 수도 있다.
 
1) Request for quotation: 견적문의, 가장 간단하게 적을 수 있는 표현이다.
2) Request for quotation : Lemonade: 견적문의 + 견적요청 물품. 조금 더 분명하게 의사를 표현할 수 있다.
3) [회사명] Request for quotation: Lemonade
Request for quotation from [회사명]: Lemonade
회사명을 더하면 조금 더 신뢰를 줄 수 있는데, 처음부터 밝히기 힘든 경우 회사명은 생략해도 된다.
 

2. 첫인사와 간단한 자기소개

견적을 요구하기 전 간단한 자기소개와 회사에 대한 간략한 소개를 하면 견적을 줄 때 도움이 된다.
예를 들어 Wholesaler(도매상)인지 retailer(소매상)인지, 아니면 납품처가 주로 어디 쪽인지 등.
 
To whom it may concern. (수신자가 불분명한 경우 사용)
Dear Sir/madam,
I hope this email finds you well.
This is A(이름), B(직책) at C(회사명).
I'm A, and I'm with C company. We are a Wholesaler and retailer of Lemonade.
 

3. 관심 있는 제품의 견적 문의하기 / 견적 조건 추가하기

We are interested in Lemonade. (관심 있는 제품 적기)
Please provide a quotation for the following items. (제품에 관한 상세 스펙 알려주기)
e.g., Lemonade 500ml tins
e.g., Lemonade 1L glass
 
기타 추가 가능한 내용:
Total Quantity - 총 물량/수량
payment term - 결제조건
Nearest port - 가까운 항구
shipment - 선적일정
 
업체의 조건을 문의할 때:
Please send us your offer including Price, delivery lead time and payment condition. (가격, 리드타임, 결제조건을 알려주세요)
Kindly let me know the MOQ of the products as well. (최소 주문수량도 알려주세요) 
 

4. 끝맺음 인사

견적요청 메일의 마지막엔 맺음말로 간단하게 메일을 끝맺으면 된다.
위에 견적과 관련된 내용들이 더 핵심이기 때문에 간단하게 Thank you로 마무리해도 괜찮다.
비즈니스 메일의 핵심은 짧고 간결하고 정확한 의사전달임을 잊지 말자.
 
Looking forward to hearing from you soon. (답변 기다릴게)
Feel free to ask me if you have any questions. (궁금한 점이 있으면 언제든지 물어봐)
Please let me know if you need any further assistance. (더 필요한 점이 있으면 말해줘)
Thank you.
 

5. 견적요청서 예시

1번부터 5번까지의 내용을 활용해서 견적요청서 예시가 필요하면 아래 글을 참고하면 된다. 실제로 필자가 자주 사용하는 단어와 문구들을 적용하여 견적요청서를 적어보았다.
 
To whom it may concern.
 
I hope this email finds you well.
This is A, working in the overseas purchasing team of C company.
We import Lemonade and distribute it in the Korean market.
 
We are interested in the Lemonade produced by your company, and we would like to request a quote for Lemonade.
Please see below:
 
1. Lemonade / 500ml / glass
2. Lemonade / 1L / glass
 
Could you provide a price on 1 FCL (20' container) of each product? or you may divide the quantities in a way that is advantageous to your pricing policy.
For your information, our nearest port is Incheon.
 
If you have any questions, please feel free to contact us.
Looking forward to hearing from you.
 
Kind regards,
A

독촉 메일, 재촉 메일과 리마인드 메일 작성하기

모든 업무에는 데드라인 즉, 마감일이 있거나 긴박하게 처리해야 하는 일이 생기기 마련이다. 무역업의 경우 '시차'로 인해 하루 이틀은 더 걸리기 때문에 데드라인을 지키기 위해서는 모든 일정을 앞서서 진행해야 하는데, 이런 급박한 순간에 며칠이 지나도 내가 보낸 메일에 회신이 없으면 심장이 아주 쫄깃해진다. 이럴 때는 어떤 메일을 보내야 무례하지 않게 독촉, 재촉을 잘할 수 있을까? 다음은 비즈니스 영어 이메일 작성의 기초, 독촉 메일, 재촉 메일을 쓰는 법을 알아보자. 여기에 원활한 업무진행을 위해 상대방에게 다시 한번 리마인드를 해주는 리마인드 메일까지 함께 살펴보자.

1. 독촉 메일, 재촉 메일 작성하기 - 메일 받았는지 확인하기

메일을 받았는지 여부만 확인을 해도 답변을 독촉하는 것과 같은 효과가 있어 필자가 자주 사용하는 메일 문구이다.

간단한 인사와 함께 아래 문장 한 줄을 추가해서 보내면 된다.

Kindly confirm if my previous mail has reached you.

Did you get a chance to see my mail below?

2. 독촉 메일, 재촉 메일 작성하기 - 직접 답변 요청하기

could you please advise on the mail below?

It would be great if you could send us your advise on our previous mail.

3. 독촉 메일, 재촉 메일 작성하기 - 회신을 다시 요청하기

1) 최대한 빠른 답변을 요청할 때

at your earliest convenience.

Please let us know at your earliest convenience.

Kindly send us back at your ealiset convenience.

as soon as possible

Kindly advise us as soon as possible (ASAP).

* 주의: 정중하게 요청하는 경우에는 사용하지 않는 것이 좋다. 특히 대문자로 적는 것은 소리치는 느낌, 질책하는 느낌이 강하기 때문에 텍스트(문자)를 하는 경우에는 자주 사용하지만 격식을 갖추어야 하는 메일에는 다른 표현을 사용하는 것이 좋다. 비교적 치밀도가 쌓인 경우에는 사용해도 괜찮다.

2) 데드라인까지 답변을 요청할 때

at the latest 늦어도 ~까지

Please advise us by tomorrow at the latest.

Kindly send us Non-GMO certification by next tuesday at the latest.

4. 리마인드 메일 작성하기 - 제목으로 리마인더 전달하기

메일 제목 / 내용 앞에 Reminder 을 명시해 주는 것만으로도 충분한 경우에는 제목으로 내용을 전달할 수 있다.

Title: [Reminder]

REMINDER

5. 리마인드 메일 작성하기 - 내용을 다시 상기시켜 주기

Just reminder that ~

This is just a gentle reminder on our previous mail.

This is just a gentile reminder for my email below.

This is a friendly reminder to inform you that we are ~

Kindly note that we are ~

Kindly note that I will be out of office until this friday.

6. 빠른 답변에 대한 감사 인사 전달하기

독촉 메일, 재촉 메일 그리고 리아인드 메일까지 작성하는 방법을 알았다면 반대로 빠른 답변이 왔을 때 적을 수 있는 감사표현도 추가로 알아보자.

빠른 회신 감사드립니다.

Thank you for being responsive.

Thank you for your prompt reply.

Thank you for your quick response.

이 글을 읽는 분들은 신입 사원분들이 많을 테니 추가로 몇 마디 더 적자면, 정말 긴박하게 해결해야 하는 일이라면 메일만 보내고 기다리고 있으면 안 됩니다! 독촉 메일 보내놓고 시차 맞추어 거래처에 국제 전화를 걸어서 상황파악하고 급한 불 끄셔야 합니다~

며칠 전 거래처에서 퇴사를 하게 되어 담당자가 바뀐다는 메일을 받았다.
최근에 우리 팀에서도 한분이 퇴사를 하게 되어 담당자 변경 메일을 써야 했던 참이었는데
이를 계기로 영어로 담당자 변경 메일을 쓰는 법을 정리해보려고 한다.
 

1. 퇴사를 알리는 메일

인수인계, 담당자 변경을 알리는 메일은 복잡할 필요 없이 아래 세 가지 부분을 넣어 작성하면 된다.
표현하는 방법은 여러 가지가 있지만 자주 쓰는 문장을 위주로 적어보았다.
 

1) 퇴사 알리기

I'm writing to let you know that I've decided to leave A company.
I'm writing to inform you that I am leaving A company.
Today is my last day with A company.
My last day will be July 31, 2023.
 

2) 담당자 변경 안내하기

B will be taking over my work.
B will be responsible for oversea sales.
B will be in charge of oversea sales from next week.
You can reach our to B(email address).
I've copied B in this email for you.
Your new point of contact is B and B is cc'd on this email.
 

3) 감사인사 전하기

Thank you for all the support and goodwill you've shown to me over the years.
I'm very greatful for all of your support along the way.
I enjoyed working with you and thank you for your cooperation.
It's been great getting to know you through A company.
I wish you a good luck in all your future endeavors.
 

4) 메일 샘플

아래는 필자의 거래처로부터 받은 메일이다. 활발한 성격의 그 친구는 퇴사 메일을 받기 전에도 이미 어디로 갈지 이야기를 주변에 많이 알렸었다. 너무 형식에 얽매이지도 않고, 그렇다고 너무 가볍지도 않게 적은 메일이어서 참고용으로 좋을 것 같아 원문을 옮겨 적어보았다.
 
Good afternoon,
 
As many of you know: today marks my final day with A (회사명).
After 7 years of learning and developing business, it is time for a next step in my career.
I want to take the opportunity to thank you all for the pleasant cooperation and relationship!
As I remain in the B sector (업무/산업 부문), I'm sure I'll see many of you again in the future.
 
My colleague C (이름 + 이메일주소) will take over the B business I leave behind.
Please feel free to reach out.
 
Best regards,
 

2. 개편이나 부서 이동으로 자신을 소개하는 메일

This is A, due to an internal reorganization, I've transferred to B department.
I'm A and I'll be your new manager. 
 
* 직책 영어 표현
Executive/Managing director : 이사
General manager: 부장
Deputy general manager: 차장
Manager: 과장
Assistant manager: 대리
 

3. 새로 담당하게 된 자신을 소개하는 메일

새로운 업무를 담당하여 자신을 소개해야 하는 메일에는 자기소개로 간단하게 시작하면 된다.
처음 인사를 하는 메일인 만큼 많은 내용을 담을 필요 없이 앞으로 담당하게 될 업무와 함께 일하게 되어 기대가 된다는 말로 마무리하지.
 

1) 자기소개

This is A(이름), B(직책) at C(회사).
I am A(이름), new B(직책) for D(업무/프로젝트).
 

2) 전임자 언급 및 담당 업무 알리기

As Y is no longer with C company, I'll be replacing Y(전임자)'s job.
I'll be taking over Y(전임자)'s duties.
I'm now in charge of D(업무/프로젝트)
Moving forward, I'll be taking over his/her job.
I'll be handling D, replacing Y starting next week.
I'll be replacing Y, who has recently left C company.
 

3) 맺음말

I look forward to working with you.
I'm glad to work with you.
Please don't hesitate to email me if you need any support.
Kindly let me know if you need any help.
 
 
오늘은 영어로 인수인계, 담당자 변경, 퇴사메일, 자기소개 메일을 쓰는 법을 배웠는데, 이를 바탕으로 많은 분들이 깔끔하게 마지막 메일을 작성하여 거래처에게 감사함을 전하고 다음의 만남을 기약할 수 있었으면 좋겠다.

메일을 다 쓰고 난 후, 마무리를 어떻게 맺을지 몰라 고민하고 있는 그대여.
오늘은 마무리 끝맺음 말로 자주 사용되는 표현을 상황별로 알아보자.
 

1. 상황별 마무리 문구

1) 본론을 전하고 답변(확인)을 기다리며 끝맺을 때

무역업무를 하다 보면 견적 문의를 자주 하게 되는데 이때 자주 쓰는 문구이다.
'회신 부탁드립니다' 정도로 번역할 수 있겠다.
 
We look forward to hearing from you.
Looking forward to hearing from you soon.
Looking forward to getting your confirmation.
 

2) 빠른 답변을 요청할 때

Your prompt reply is appreciated.
Please let me know at your earliest convenience.
Please let us know by next Monday at the latest.
Please let us know ASAP(as soon as possible).
* ASAP는 개인적으로 다그치는 느낌이 드는 것 같아(특히 줄임말로 쓸 때) 필자는 잘 쓰지 않는다.
 

3) 주로 수출입관련 서류들이 오고 갈 때, 거래처가 서류 내용을 확인하는 경우,

그리고 공손하게 필요한 부분이 있는지 묻는 경우.

Please feel free to ask me if you have any question.
Do not hesitate to contact me if you have any concerns.
Please let me know if you need any further assistance.
Kindly reach out to me if you need to clarify any point.
Please let us know if you have any issue.
*issue: 특이사항, 문제 (problem 보다 부정적인 어감이 적어 많이 사용한다)
I remain at your disposal. (필요한 부분 있으시면 말씀해주세요)
 
* 필자는 간단하게 (I'm) At your disposal을 가장 많이 쓴다.
공손한 표현이기도 하고, 가장 짧...다 (가독성)
 

4) 계속해서 관련 내용을 전달해 달라고 할 때

선적일정에 변동이 많기 때문에, 일정 업데이트를 요청할 때 이 문구를 자주 쓴다.
Please keep me posted.
Please keep me updated on this matter.
Kindly keep me updated.
 

5) 감사/양해의 말을 전할 때

Thank you for your consideration.
Thank you for your understanding.
I really appreciate your help.
Many thanks in advance. (비교적 간단하고 쉬운 부탁을 하고 난 후에 주로 사용) 
 

6) 친근한 마무리 끝인사 (격식 없이)

Have a nice weekend.
Have a good day.
 
* 비즈니스 메일이라고 해서 딱딱하게 쓸 필요는 없다.
거래처와 오래 메일을 주고받다 보면 내적친밀감도 생기기도 하고
업무상 몇 번 만나서 저녁이라도 한 끼 하지 않는가.
일반적인 대화체의 끝 인사를 써도 무방하다.
 

2. 맺음말

가장 마지막에 쓰는 맺음말.
보통 이것을 쓰고 이름을 넣는다.
 
Thank you and best regards,
Kind regards,
Best regards,
Sincerely, (진심으로 감사드리며)
Regards, (친근한 사이에 사용)
 
* 필자가 일하면서 받았던 거래처들의 메일에서 'Sincerely'는 거의 본 기억이 없다.
격식을 많이 차린 느낌이라서, 견적서나 처음 연락하는 거래처에 메일을 보낼 때 가끔 사용하고,
대부분은 Kind Regards, Best regards를 쓴다.
 
 
메일을 마무리를 할 땐 너무 힘을 줄 필요가 없다.
마무리 문구가 너무 길면 오히려 메일이 너무 길어 보여 가독성이 떨어질 수 있다.
일례로 몇몇의 거래처들은 메일을 보내면 첫 번째 질문에 대한 대답만 해버린다...
간단하게, 그러나 정중하게 고마움(혹은 글의 의도)을 표시하면 된다.

이 글은 나름 '무역 실무자'라는 타이틀을 내걸고 블로그에 쓰는 만큼

일반적인 영어 이메일 작성법에 초점을 두는 것 보다는

무역회사에 입사하게 되면 사용하게 되는 상황별 영어 이메일 작성에 대해 더 상세히 다룰 예정이다.

갓 무역회사에 입사한 신입사원이었던 나에게 알려준다는 느낌으로...

영어 이메일 작성의 시작, 첫인사를 알아보자

무역회사에서 이메일을 쓰는 경우는 크게 두 가지.

1. 기존 거래처와의 업무를 위해 (수출입 실무 진행)

2. 새로운 거래처와의 업무를 위해 (신규제품 소싱 및 거래처 발굴)

먼저 기존 거래처와의 메일에서 첫인사 쓰는 법을 알아보자.

기존에 업무를 진행하던 거래처이니, 이름 (예: 홍길동, Gil-dong Hong)은 알고 있다고 전제한다.

1. 수신인

1) 격식

Dear Mr. Hong, (Dear 호칭. 성,)

Dear Gil-dong Hong, (Dear 이름 성,)

* Mr. Ms. 와 같은 호칭 뒤에 이름을 붙이지 않도록 한다.

Dear Mr. Gil-dong이라는 표현은 어색하다.

2) 비격식

Hi Mr. Hong,

Hello Gil-dong,

Good day Mr. Hong, (good day: 좋은 아침~, 좋은 하루~와 같은 가벼운 인사말)

* Good morning, Good afternoon은 사용하기는 하지만 메일에서 자주 쓰지 않는다.

언제 메일을 읽을지 모르기 때문이 아닐까 한다.

* 참고로 우리가 학창 시절(?) 즐겨 쓰던 표현인 'To. 이름'

이 표현은 비즈니스 메일에서 한 번도 본 적이 없다. 사용하지 않도록 한다.

* 당신이 신입사원이라면 비격식, 격식을 생각할 필요가 없다.

처음 인사를 하는 만큼 무조건 격식체를 쓰도록 한다.

어느 정도 메일이 오고 가고 친분이 쌓이면 자연스럽게 Hello나 Hi를 써도 어색하지 않을 것이다.

2. 인사말

해외 거래처들과 메일을 주고받다 보면 바로 본론으로 들어가는 경우도 있지만

간단하게라도 안부 인사정도는 꼭 하고 본론으로 들어가도록 하자.

1) 기본 안부인사

I hope all is well.

I hope you are well.

I hope you are doing well.

2) 아침/월요일 안부인사

I hope your day/week started on a good note (월요일 아침인 경우 week 사용)

I hope your day is treating you well.

I hope you are having a great day/week.

I hope you had a great weekend.

3) 감사인사 (메일에 대한 답변을 받은 경우)

It's great to hear from you.

Thank you for your response.

Thank you for your prompt reply.

Thank you for your quick response.

4) 사과의 말 (나의 답장이 늦었을 때)

Sorry for my late reply.

Sorry for the late response.

Sorry for the delayed response.

Sorry for the delay of response.

I apologize for the delay in my response.

I'm sorry for responding late.

My apologies for the late response.

I'm sorry for the delay in getting back to you.

I'm sorry it took me a while to get back to you.

* 담당자가 바뀌어서, 또는 신입사원으로서 처음 업무 메일을 보낼 때는

간단하게 자기소개를 하고 본론으로 들어가도록 한다.

여기까지 기존 거래처에 메일을 보낼 때 쓸 수 있는 인사말을 배워보았다. 

다음은 신규 거래처 발굴 및 새로운 제품 소싱을 위한 메일을 쓰는 경우에 대해 알아보자.

처음 컨텍을 할 때에는 받는 사람이 누구일지 모르는 경우가 대부분이기 때문에 아래와 같이 적는다.

1. 수신인 - 수신자가 불분명한 경우

To whom it may concern.

Dear Sir/madam,

2. 첫인사

I hope this email finds you well.

* 누가 나의 메일을 볼지 모르기 때문에, 그리고 받는 사람과 친분도 없으니 안부는 묻지 않아도 된다.

위의 표현은 '이 메일이 당신에게 잘 도달했기를 바랍니다.' 정도로 번역할 수 있겠다.

TIP: 신규 거래처와의 비즈니스 메일은 목적이 뚜렷하기 때문에 (오퍼메일, 상품 문의 등)

너무 길면 상대방이 읽지 않고 패스해 버린다.

간단한 첫인사와 회사/자기소개 후 바론 본론으로 들어가도록 하자.

처음으로 영어 메일을 보낼 생각을 하면 겁부터 나는 게 당연하다.

하지만 너무 스트레스를 받지는 말자.

여러 번 사용하다 보면 '자동완성'의 기능이 탑재된 것처럼 술술 메일이 써지는 날이 올 테니...