이 글은 나름 '무역 실무자'라는 타이틀을 내걸고 블로그에 쓰는 만큼
일반적인 영어 이메일 작성법에 초점을 두는 것 보다는
무역회사에 입사하게 되면 사용하게 되는 상황별 영어 이메일 작성에 대해 더 상세히 다룰 예정이다.
갓 무역회사에 입사한 신입사원이었던 나에게 알려준다는 느낌으로...
영어 이메일 작성의 시작, 첫인사를 알아보자
무역회사에서 이메일을 쓰는 경우는 크게 두 가지.
1. 기존 거래처와의 업무를 위해 (수출입 실무 진행)
2. 새로운 거래처와의 업무를 위해 (신규제품 소싱 및 거래처 발굴)
먼저 기존 거래처와의 메일에서 첫인사 쓰는 법을 알아보자.
기존에 업무를 진행하던 거래처이니, 이름 (예: 홍길동, Gil-dong Hong)은 알고 있다고 전제한다.
1. 수신인
1) 격식
Dear Mr. Hong, (Dear 호칭. 성,)
Dear Gil-dong Hong, (Dear 이름 성,)
* Mr. Ms. 와 같은 호칭 뒤에 이름을 붙이지 않도록 한다.
Dear Mr. Gil-dong이라는 표현은 어색하다.
2) 비격식
Hi Mr. Hong,
Hello Gil-dong,
Good day Mr. Hong, (good day: 좋은 아침~, 좋은 하루~와 같은 가벼운 인사말)
* Good morning, Good afternoon은 사용하기는 하지만 메일에서 자주 쓰지 않는다.
언제 메일을 읽을지 모르기 때문이 아닐까 한다.
* 참고로 우리가 학창 시절(?) 즐겨 쓰던 표현인 'To. 이름'
이 표현은 비즈니스 메일에서 한 번도 본 적이 없다. 사용하지 않도록 한다.
* 당신이 신입사원이라면 비격식, 격식을 생각할 필요가 없다.
처음 인사를 하는 만큼 무조건 격식체를 쓰도록 한다.
어느 정도 메일이 오고 가고 친분이 쌓이면 자연스럽게 Hello나 Hi를 써도 어색하지 않을 것이다.
2. 인사말
해외 거래처들과 메일을 주고받다 보면 바로 본론으로 들어가는 경우도 있지만
간단하게라도 안부 인사정도는 꼭 하고 본론으로 들어가도록 하자.
1) 기본 안부인사
I hope all is well.
I hope you are well.
I hope you are doing well.
2) 아침/월요일 안부인사
I hope your day/week started on a good note (월요일 아침인 경우 week 사용)
I hope your day is treating you well.
I hope you are having a great day/week.
I hope you had a great weekend.
3) 감사인사 (메일에 대한 답변을 받은 경우)
It's great to hear from you.
Thank you for your response.
Thank you for your prompt reply.
Thank you for your quick response.
4) 사과의 말 (나의 답장이 늦었을 때)
Sorry for my late reply.
Sorry for the late response.
Sorry for the delayed response.
Sorry for the delay of response.
I apologize for the delay in my response.
I'm sorry for responding late.
My apologies for the late response.
I'm sorry for the delay in getting back to you.
I'm sorry it took me a while to get back to you.
* 담당자가 바뀌어서, 또는 신입사원으로서 처음 업무 메일을 보낼 때는
간단하게 자기소개를 하고 본론으로 들어가도록 한다.
여기까지 기존 거래처에 메일을 보낼 때 쓸 수 있는 인사말을 배워보았다.
다음은 신규 거래처 발굴 및 새로운 제품 소싱을 위한 메일을 쓰는 경우에 대해 알아보자.
처음 컨텍을 할 때에는 받는 사람이 누구일지 모르는 경우가 대부분이기 때문에 아래와 같이 적는다.
1. 수신인 - 수신자가 불분명한 경우
To whom it may concern.
Dear Sir/madam,
2. 첫인사
I hope this email finds you well.
* 누가 나의 메일을 볼지 모르기 때문에, 그리고 받는 사람과 친분도 없으니 안부는 묻지 않아도 된다.
위의 표현은 '이 메일이 당신에게 잘 도달했기를 바랍니다.' 정도로 번역할 수 있겠다.
TIP: 신규 거래처와의 비즈니스 메일은 목적이 뚜렷하기 때문에 (오퍼메일, 상품 문의 등)
너무 길면 상대방이 읽지 않고 패스해 버린다.
간단한 첫인사와 회사/자기소개 후 바론 본론으로 들어가도록 하자.
처음으로 영어 메일을 보낼 생각을 하면 겁부터 나는 게 당연하다.
하지만 너무 스트레스를 받지는 말자.
여러 번 사용하다 보면 '자동완성'의 기능이 탑재된 것처럼 술술 메일이 써지는 날이 올 테니...