독촉 메일, 재촉 메일과 리마인드 메일 작성하기
모든 업무에는 데드라인 즉, 마감일이 있거나 긴박하게 처리해야 하는 일이 생기기 마련이다. 무역업의 경우 '시차'로 인해 하루 이틀은 더 걸리기 때문에 데드라인을 지키기 위해서는 모든 일정을 앞서서 진행해야 하는데, 이런 급박한 순간에 며칠이 지나도 내가 보낸 메일에 회신이 없으면 심장이 아주 쫄깃해진다. 이럴 때는 어떤 메일을 보내야 무례하지 않게 독촉, 재촉을 잘할 수 있을까? 다음은 비즈니스 영어 이메일 작성의 기초, 독촉 메일, 재촉 메일을 쓰는 법을 알아보자. 여기에 원활한 업무진행을 위해 상대방에게 다시 한번 리마인드를 해주는 리마인드 메일까지 함께 살펴보자.
1. 독촉 메일, 재촉 메일 작성하기 - 메일 받았는지 확인하기
메일을 받았는지 여부만 확인을 해도 답변을 독촉하는 것과 같은 효과가 있어 필자가 자주 사용하는 메일 문구이다.
간단한 인사와 함께 아래 문장 한 줄을 추가해서 보내면 된다.
Kindly confirm if my previous mail has reached you.
Did you get a chance to see my mail below?
2. 독촉 메일, 재촉 메일 작성하기 - 직접 답변 요청하기
could you please advise on the mail below?
It would be great if you could send us your advise on our previous mail.
3. 독촉 메일, 재촉 메일 작성하기 - 회신을 다시 요청하기
1) 최대한 빠른 답변을 요청할 때
at your earliest convenience.
Please let us know at your earliest convenience.
Kindly send us back at your ealiset convenience.
as soon as possible
Kindly advise us as soon as possible (ASAP).
* 주의: 정중하게 요청하는 경우에는 사용하지 않는 것이 좋다. 특히 대문자로 적는 것은 소리치는 느낌, 질책하는 느낌이 강하기 때문에 텍스트(문자)를 하는 경우에는 자주 사용하지만 격식을 갖추어야 하는 메일에는 다른 표현을 사용하는 것이 좋다. 비교적 치밀도가 쌓인 경우에는 사용해도 괜찮다.
2) 데드라인까지 답변을 요청할 때
at the latest 늦어도 ~까지
Please advise us by tomorrow at the latest.
Kindly send us Non-GMO certification by next tuesday at the latest.
4. 리마인드 메일 작성하기 - 제목으로 리마인더 전달하기
메일 제목 / 내용 앞에 Reminder 을 명시해 주는 것만으로도 충분한 경우에는 제목으로 내용을 전달할 수 있다.
Title: [Reminder]
REMINDER
5. 리마인드 메일 작성하기 - 내용을 다시 상기시켜 주기
Just reminder that ~
This is just a gentle reminder on our previous mail.
This is just a gentile reminder for my email below.
This is a friendly reminder to inform you that we are ~
Kindly note that we are ~
Kindly note that I will be out of office until this friday.
6. 빠른 답변에 대한 감사 인사 전달하기
독촉 메일, 재촉 메일 그리고 리아인드 메일까지 작성하는 방법을 알았다면 반대로 빠른 답변이 왔을 때 적을 수 있는 감사표현도 추가로 알아보자.
빠른 회신 감사드립니다.
Thank you for being responsive.
Thank you for your prompt reply.
Thank you for your quick response.
이 글을 읽는 분들은 신입 사원분들이 많을 테니 추가로 몇 마디 더 적자면, 정말 긴박하게 해결해야 하는 일이라면 메일만 보내고 기다리고 있으면 안 됩니다! 독촉 메일 보내놓고 시차 맞추어 거래처에 국제 전화를 걸어서 상황파악하고 급한 불 끄셔야 합니다~